นโยบายความเป็นส่วนตัว

1. ผู้ควบคุมข้อมูลและช่องทางติดต่อ

บริษัท เวลอร่า วัน โฮลดิ้ง จำกัด เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของบัญชีผู้ใช้และข้อมูลการสมัครใช้บริการ คุณสามารถติดต่อเรื่องการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูล หรือร้องเรียนได้ที่อีเมลติดต่อทั่วไปและที่อยู่ที่ระบุไว้ท้ายหน้านี้ เราจะดำเนินการและตอบกลับภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับคำขอที่สมบูรณ์

2. ข้อมูลที่เราเก็บรวบรวม

เราเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการให้บริการ ได้แก่

• ข้อมูลบัญชีและโปรไฟล์: ชื่อ อีเมล ภาษาที่เลือก บทบาท และการตั้งค่าการแจ้งเตือน
• ข้อมูลองค์กรและพื้นที่การเงิน: ชื่อองค์กร โครงสร้างกลุ่ม สมาชิก และคำเชิญ
• ข้อมูลการเงินที่ผู้ใช้บันทึก: รายรับ รายจ่าย บัญชี ทรัพย์สิน หนี้สิน งบประมาณ ใบแจ้งหนี้ ผู้ขาย และข้อมูลภาษี
• เอกสารและใบเสร็จที่อัปโหลด รวมถึงข้อมูลที่สกัดได้จากการสแกนใบเสร็จ
• บันทึกการตรวจสอบการใช้งาน (audit log) ของกิจกรรมสำคัญเพื่อการควบคุมภายใน
• ข้อมูลการสมัครสมาชิก: แพ็กเกจ สถานะการชำระเงิน และรหัสอ้างอิงคำสั่งซื้อจากผู้ขายตามกฎหมาย

3. ข้อมูลทางเทคนิคและการใช้งาน

เมื่อคุณใช้บริการ ระบบและผู้ให้บริการโครงสร้างพื้นฐานของเราจะบันทึกข้อมูลทางเทคนิคที่จำเป็นต่อความปลอดภัยและการแก้ไขปัญหา เช่น ที่อยู่ IP ประเภทอุปกรณ์และเบราว์เซอร์ เวลาเข้าใช้งาน และบันทึกข้อผิดพลาด เราไม่ใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อสร้างโปรไฟล์ทางการตลาดหรือขายต่อ

4. วัตถุประสงค์และฐานทางกฎหมาย

เราประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามฐานทางกฎหมายดังนี้

• ฐานสัญญา — เพื่อสร้างบัญชี ให้บริการโมดูลการเงิน จัดการแพ็กเกจ และให้ความช่วยเหลือผู้ใช้
• ฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย — เพื่อรักษาความปลอดภัย ป้องกันการใช้งานโดยมิชอบ และพัฒนาคุณภาพบริการ
• ฐานหน้าที่ตามกฎหมาย — เพื่อจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
• ฐานความยินยอม — สำหรับฟีเจอร์เสริม เช่น การส่งอีเมลข่าวสาร ซึ่งคุณสามารถถอนความยินยอมได้ทุกเมื่อ

5. บทบาทผู้ควบคุมและผู้ประมวลผลข้อมูล

สำหรับข้อมูลการเงินและข้อมูลของบุคคลที่สามที่องค์กรลูกค้าบันทึกเข้าสู่ระบบ เช่น ข้อมูลผู้ขาย ลูกค้า พนักงาน หรือสมาชิกครอบครัว องค์กรลูกค้าเป็นผู้ควบคุมข้อมูล และ VELORA ONE ทำหน้าที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลตามคำสั่งขององค์กรนั้น องค์กรลูกค้ามีหน้าที่แจ้งและขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลตามที่กฎหมายกำหนด

6. การแยกและควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

ข้อมูลทุกตารางถูกแยกตามองค์กรและพื้นที่การเงินด้วย row level security ผู้ใช้เห็นเฉพาะข้อมูลที่ตนมีสิทธิ์ตามบทบาทและการเป็นสมาชิก เอกสารและใบเสร็จจัดเก็บในที่เก็บแบบส่วนตัว เข้าถึงได้ผ่านลิงก์ชั่วคราวที่มีอายุจำกัดเท่านั้น พนักงานของเราเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้เฉพาะเมื่อจำเป็นต่อการสนับสนุนและมีการบันทึกการเข้าถึงไว้

7. ผู้ประมวลผลข้อมูลภายนอก

เราใช้ผู้ให้บริการที่จำเป็นต่อการดำเนินบริการ โดยผูกพันตามสัญญาให้ประมวลผลเฉพาะตามคำสั่งของเรา เราไม่ขายข้อมูลส่วนบุคคลให้บุคคลที่สาม

• ผู้ให้บริการฐานข้อมูล การยืนยันตัวตน และที่เก็บไฟล์สำหรับระบบหลัก
• ผู้ให้บริการโมเดล AI สำหรับการอ่านใบเสร็จและสรุปข้อมูล ซึ่งจะได้รับข้อมูลเฉพาะเมื่อผู้ใช้สั่งใช้งานฟีเจอร์นั้น
• ผู้ขายตามกฎหมาย Paddle.com สำหรับการชำระเงิน ภาษี ใบเสร็จ และการคืนเงิน
• ผู้ให้บริการส่งอีเมลระบบ เช่น การยืนยันบัญชี คำเชิญ และการแจ้งเตือน

8. การโอนข้อมูลไปต่างประเทศ

ผู้ให้บริการโครงสร้างพื้นฐานและผู้ประมวลผลบางรายอาจอยู่หรือมีศูนย์ข้อมูลนอกประเทศไทย ในกรณีดังกล่าวเราจะดำเนินการให้มีมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมตามที่ PDPA กำหนด เช่น ข้อสัญญามาตรฐานว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล และเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานความปลอดภัยที่ตรวจสอบได้

9. ข้อมูลการชำระเงิน

เราไม่เก็บหมายเลขบัตรเครดิตหรือข้อมูลบัตรของคุณในระบบของเรา การชำระเงินทั้งหมดดำเนินการโดยผู้ขายตามกฎหมายที่ปฏิบัติตามมาตรฐาน PCI DSS ระบบของเราเก็บเพียงสถานะการสมัครสมาชิก แพ็กเกจ และรหัสอ้างอิงคำสั่งซื้อเพื่อเปิดสิทธิ์การใช้งานและออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง

10. คุกกี้และข้อมูลในเบราว์เซอร์

เราไม่ใช้คุกกี้เพื่อการโฆษณาหรือติดตามข้ามเว็บไซต์ ระบบจัดเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งาน ได้แก่

• ข้อมูลเซสชันการเข้าสู่ระบบ เพื่อคงสถานะการล็อกอินอย่างปลอดภัย
• ภาษาที่เลือก (ไทย/อังกฤษ) และการตั้งค่าการแสดงผลบางรายการ
• แคชข้อมูลสำหรับโหมดออฟไลน์ในเครื่องของคุณ (IndexedDB) และคิวรายการที่รอซิงก์
• สถานะการอ่านคู่มือและเวอร์ชันที่คุณเห็นล่าสุด เพื่อแสดงประวัติการอัปเดต

11. ฟีเจอร์ครอบครัวและข้อมูลผู้เยาว์

ฟีเจอร์ครอบครัวช่วยให้เจ้าของพื้นที่การเงินกำหนดได้ว่าสมาชิกแต่ละคนเห็นข้อมูลใด ผู้สร้างพื้นที่ครอบครัวมีหน้าที่แจ้งสมาชิกถึงขอบเขตการมองเห็นข้อมูล บริการนี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อให้ผู้ที่มีอายุต่ำกว่า 20 ปีสมัครใช้งานด้วยตนเอง หากจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลของผู้เยาว์ ผู้ปกครองต้องเป็นผู้ดำเนินการและรับผิดชอบการให้ความยินยอม

12. มาตรการความปลอดภัย

เราใช้มาตรการทางเทคนิคและองค์กรที่เหมาะสมกับความเสี่ยงของข้อมูลทางการเงิน ได้แก่

• การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการรับส่ง (TLS) และการเข้ารหัสข้อมูลขณะจัดเก็บ
• การควบคุมสิทธิ์ระดับแถวข้อมูล (row level security) แยกตามองค์กรและพื้นที่การเงิน
• ที่เก็บไฟล์แบบส่วนตัวและลิงก์เข้าถึงชั่วคราวที่มีอายุจำกัด
• บันทึกการตรวจสอบกิจกรรมสำคัญที่ไม่สามารถแก้ไขย้อนหลัง และการล็อกงวดบัญชี
• การจำกัดสิทธิ์พนักงานตามหลักให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น และการสำรองข้อมูลสม่ำเสมอ

13. การแจ้งเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

หากเกิดเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูล เราจะแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมงนับจากที่ทราบเหตุเท่าที่สามารถทำได้ และแจ้งผู้ใช้ที่ได้รับผลกระทบพร้อมแนวทางลดความเสี่ยงโดยไม่ชักช้า

14. ระยะเวลาการเก็บรักษา

เราเก็บข้อมูลตราบเท่าที่บัญชียังใช้งานอยู่ หลังสิ้นสุดบริการมีระยะเวลาผ่อนผัน 30 วันเพื่อให้คุณส่งออกข้อมูล จากนั้นข้อมูลจะถูกลบหรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ ยกเว้นข้อมูลที่ต้องเก็บตามกฎหมาย เช่น เอกสารทางบัญชีและภาษี รวมถึงบันทึกการชำระเงินที่ผู้ขายตามกฎหมายต้องจัดเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

15. สิทธิของเจ้าของข้อมูล

คุณมีสิทธิตาม PDPA ดังต่อไปนี้ ใช้สิทธิได้โดยติดต่อตามช่องทางท้ายหน้านี้ พร้อมข้อมูลยืนยันตัวตนเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลผิดบุคคล

• สิทธิเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูล รวมถึงขอให้ส่งออกในรูปแบบที่อ่านได้ด้วยเครื่อง
• สิทธิขอแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• สิทธิขอลบหรือทำลายข้อมูล เมื่อไม่มีเหตุจำเป็นหรือหน้าที่ตามกฎหมายให้เก็บต่อ
• สิทธิขอระงับการใช้ข้อมูล และสิทธิคัดค้านการประมวลผลบางกรณี
• สิทธิถอนความยินยอมสำหรับการประมวลผลที่อาศัยฐานความยินยอม
• สิทธิร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

16. การเปลี่ยนแปลงนโยบาย

หากมีการปรับปรุงนโยบายนี้ เราจะอัปเดตเนื้อหา วันที่ปรับปรุงล่าสุด และเวอร์ชันเอกสารในหน้านี้ กรณีมีการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ เราจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบผ่านระบบหรืออีเมลล่วงหน้าอย่างน้อย 30 วัน